Jesteś tutaj

Obowiązek wystawiania pracownikom zaświadczenia ZUS Rp-7

Jednym z podstawowych dokumentów, w oparciu o które ustala się wysokość świadczeń emerytalno-rentowych dla pracowników, jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, sporządzane na druku ZUS Rp-7. Pracodawca, zobowiązany na wniosek pracownika do jego wystawienia, musi zadbać o to, aby był on sporządzony prawidłowo. Wszelkie nieprawidłowości mogą bowiem spowodować ewentualną nadpłatę lub niedopłatę świadczenia należnego ubezpieczonemu.

Obowiązki płatników składek wobec swoich ubezpieczonych (w tym również byłych) w zakresie świadczeń emerytalno-rentowych wynikają wprost z art. 125-125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS, zwanej ustawą emerytalną. W świetle tych przepisów pracodawca zobowiązany jest m.in. do:

– współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia oraz

– wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

Druk ZUS Rp-7

Formularz ZUS Rp-7 dostępny jest na stronie internetowej Wydawnictwa Gofin: www.gofin.pl.

Na co należy zwrócić uwagę wypełniając formularz ZUS Rp-7?

1. Wszystkie punkty formularza powinny być wypełnione – niedopuszczalne jest pozostawianie pustych miejsc, które mogą sugerować, iż pracodawca zapomniał je wypełnić. Jeżeli dana pozycja nie dotyczy określonego pracownika, należy wpisać np. „nie dotyczy”, „nie” albo „nie pobierał” lub też wykreślić wyraźną linią.

2. W razie braku dokumentacji płacowej, w oparciu o którą wpisuje się wysokość wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika, można posłużyć się dokumentami znajdującymi się w aktach osobowych, jak np.: umowy o pracę, pisma o powołaniu, przeszeregowaniu lub przyznaniu podwyżki. Jednakże w takim przypadku ustalając wysokość wynagrodzeń pracodawca powinien uwzględnić tylko te składniki, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie zatrudnienia jako stałe i w określonej kwocie. Nie wpisuje się natomiast składników zmiennych, przysługujących warunkowo lub uznaniowo (np. premii), jeżeli brak jest dokumentów potwierdzających fakt ich wypłaty w konkretnej kwocie i odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne. Nie ma jednak obowiązku wpisywania wysokości wypłaconego w danym roku wynagrodzenia w oparciu o legitymację ubezpieczeniową – jest ona bowiem samoistnym środkiem dowodowym.

3. W formularzu należy wykazać:

– przychody pieniężne i w naturze wynikające ze stosunku pracy, od których były opłacone składki na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe, biorąc pod uwagę obowiązujące w danym okresie przepisy – w razie wątpliwości czy dany składnik powinno się uwzględnić, należy go wpisać nie w tabeli, a w pkt 6 „Dodatkowe informacje (uwagi)” podając kwotę, datę i tytuł jego wypłaty oraz okres, za który przysługuje,

– kwoty wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wypłacone na podstawie art. 92 Kodeksu pracy (lub innych przepisów w tym zakresie), a także zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego lub dodatku wyrównawczego.

4. Wynagrodzenia pracownika podaje się w jednostkach pieniężnych obowiązujących w okresie, z którego są wykazywane, bez przeliczania wypłat dokonanych przed denominacją na ich aktualną wartość.

5. Wynagrodzenia wypłacone po upływie danego roku kalendarzowego doliczane są do przychodu za rok, za który przysługują (np. wynagrodzenie za grudzień 1997 r. wypłacone 10 stycznia 1998 r. powinno być doliczone do przychodu za 1997 r.). Jeśli natomiast nie można ustalić okresu, za jaki przysługuje dana wypłata, dodaje się ją do dochodu osiągniętego w roku, w którym dokonano wypłaty (np. premia bilansowa, nagroda za osiągnięcia zawodowe).

6. Jeżeli w danym roku kalendarzowym dochód pracownika przekroczył tzw. roczną podstawę wymiaru składek, o której mowa w art. 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w tabeli formularza w kolumnie 2 wpisuje się tylko dochód, od którego opłacono składkę emerytalno-rentową, dopisując słowo „limit” oraz podając miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty granicznej. Natomiast wypłacone po osiągnięciu limitu wynagrodzenie należy wpisać w kolumnie 4 tabeli, z adnotacją „ubezpieczenie wypadkowe”.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.)